Dans les années 50, Toyota voulait rivaliser avec ses concurrents américains. Pour y parvenir, l’industriel nippon fit appel à un ingénieur nommé Taiichi Ōno. Il eut pour mission d’optimiser la fabrication des voitures du constructeur automobile. Ce dernier inventât la méthode Kanban. « Kanban » est un mot japonais qui signifie « étiquette ».
Dans cet article, vous saurez tout sur la méthode Kanban et comment l’employer.
Il faut savoir qu’avant, les industriels fabriquaient en masse et poussaient tout ce volume sur le marché. La méthode Kanban inverse les choses. C’est une approche dite « lean », qui tient compte de la demande pour déterminer le flux de biens à produire. La production est effectuée en flux dit tendu, justement en fonction de la demande.
Bien adaptée à la gestion de la production, la méthode Kanban est aujourd’hui utilisée pour gérer des projets. Elle est d’ailleurs aussi adaptée aux projets marketing. Pourquoi ?
Parce qu’elle s’appuie sur une approche simple, qui représente visuellement un flux de travail sous forme de tableau, qu’on appelle un tableau Kanban. Cette démarche permet de gérer facilement les priorités et de connaître le statut d’avancement de chaque tâche, que l’on peut aisément prioriser.
On classe par ailleurs la méthode Kanban parmi les méthodes dites agiles, tout comme la méthode SCRUM.
Comment fonctionne la méthode Kanban
Tout commence par une courte réunion de 15 minutes entre les participants qui a lieu chaque jour, de préférence le matin. Ces meetings Kanban quotidiens se tiennent souvent debout.
Les participants répondent à trois questions :
– Ce qu’ils ont fait hier
– Ce qu’ils vont faire aujourd’hui
– Les obstacles qu’ils risquent de rencontrer
Les participants peuvent utiliser un tableau Kanban.
Utilisation d’un tableau Kanban et des cartes Kanban
Un tableau Kanban est très visuel et simple à comprendre. Il est doté de trois colonnes :
« A faire », « En cours » et « Réalisé ».
Sur chaque colonne, on place des étiquettes, aussi nommées « cartes Kanban ». Chaque carte Kanban représente une tâche à accomplir. A défaut de cartes, on peut utiliser des affichettes ou des notes adhésives.
Celles-ci sont placées soit dans la colonne « A faire », « En cours » ou « Réalisé ».
L’équipe verra ainsi d’un coup d’œil l’avancement d’un projet, simplement en constatant le nombre de cartes Kanban qui figurent dans chaque colonne.
Au fur et à mesure de l’avancement du projet, les cartes sont déplacées de la colonne
« A faire » à la colonne « En cours » pour finalement se retrouver dans la colonne « Réalisé ».
Parfois, les tableaux Kanban contiennent une 4e colonne à gauche : le backlog, aussi appelé idées. Il s’agit de tâches sur lesquelles ont ne travaille pas encore.
Prenons un exemple de projet simple : mettons que nous préparions un diner.
Dans la colonne « A faire », on aura par exemple le dessert et le café.
Dans la colonne « En cours », on aura le repas et mettre la table.
Dans la colonne « Réalisé », on aura l’apéritif, les amuses-bouches, le vin et les boissons.
On voit déjà d’un coup ce qu’il reste à faire, ce qui est en cours et ce qu’on a déjà effectué.
Dans la colonne backlog, on pourrait imaginer un autre repas comme le déjeuner.
Ainsi, on a une vue d’ensemble facile à mettre à jour et l’on voit immédiatement l’état d’un projet.
A noter que dans certains tableaux Kanban, on ajoute aussi une colonne « Test », avant la colonne « Réalisé », en particulier dans les projets de développement techniques.
La méthode Kanban peut se comparer à la méthode SCRUM à la différence que SCRUM s’appuie sur des cycles de développement réguliers, en général des sprints de deux semaines. La méthode Kanban fait évoluer un projet chaque jour avec une démarche d’amélioration continue. Les deux méthodes, SCRUM et Kanban, peuvent très bien être employées en parallèle car elles se complètent parfaitement.
